書類管理の極意

あなたのデスク周りはきれいに整理整頓されているでしょうか？
いま、私は書類の山と格闘中です。
でも、この方法を使えば、書類の山に埋もれないですむかもしれません。

今日の日経新聞に参考になる記事がありました。
書類にも「賞味期限」がある。
作成してから半年過ぎた文書を見る確率は１０％、１年過ぎた文書を見る確率は１％に過ぎない。

５対３対２の法則
仕事の書類のうち、「捨てられるもの」が５割、「捨てられないが手元に置いておかなくてもいいもの」が３割、「手元に置いておいたほうがいいもの」が２割あるというものです。
５割の代表は、要件が済んだもの、２部以上保管しているもの、陳腐化しているもの、すぐ同じものが手に入るもの。３割の代表は、法律上、保管義務がある文書、１年以上閲覧しない文書。これらは書庫や共用棚などで保管する。そして、残った２割を自分の机で管理するというもの。

片付けの基本は、いるものといらないものに分類し、いらないものは捨てる。
わかっているけどなかなかこれが難しい。
問題はいるといらないの境界線をどう決めるか。

迷ったら「捨てろ」。

判断に迷うような書類が後で役立つようなことはまずない。
確かに、いつか使うだろう系の書類の保存をやめれば書類の量は減りそうです。
書庫を我が物顔で占有している書類の大半は、再び開く確率は極めて低いですね。

パソコンで管理するのもひとつの方法です。
前にこのブログでも紹介しましたが、

NHKのプロフェッショナルで放映された星野社長の書類管理方法は目からうろこでした。

書類はその場でパソコンに取り込み書類は持たない。
パソコンに取り込むというと、スキャナをイメージしますが、デジカメでデータを取り込みます。
名刺もすべてこの方法で管理しています。

この方法はテキストで管理することはできませんが、識別するだけならこの方法も使えそうです。
フォルダごとに分類しておけば、パソコンの検索も使える。
何よりも、スキャナを使ってデータを取り込み、OCRで文字に再変換する手間を考えたら
デジカメでデータを取り込んでしまうところがこの管理法の優れているところですね。

それから、最近、参考になったのが、

「ラクして成果が上がる理系的仕事術」の鎌田浩毅のクリアフォルダ管理法。

１０色ほどの色違いのクリアファイルを各５枚用意して、資料となる切り抜いた紙片はテーマ毎にファイルに入れる。
この状態では仮保管のイメージです。

クリアファイルの良さは中身が見えるところ。
ファイルに仮とじしたデータは書斎の中を自由に動き回り、報告書など書き終えたら永久保存版を除き捨ててしまう。
その永久保存版も溜まってきたら、さらに内容を厳選して第二次永久保存分としてファイルに保存する。
こうすると増えていくのは永久保存版のみ。

この方法の元祖は、封筒を使って時系列に書類を管理する野口悠紀雄氏ですが、
クリアファイルを使うところに若干の工夫が加えられています。

書類管理の達人の極意は、「捨てる」、「受け取らない」にあるようです。
あなたは、紙の書類の山を減らす何かいい工夫してますか？